Cloud printing

Die Cloud ist aus dem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Oft werden Dokumente in der Cloud gespeichert, und auch das Arbeiten aus der Cloud ist beliebt! Die Digitalisierung hat bereits vor einiger Zeit begonnen, aber durch die aktuellen Entwicklungen, bei denen immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, beschleunigt sich dieser Prozess nur noch weiter.

Cloud-Druck bedeutet unter anderem, dass Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum gedruckt werden, bereitgestellt werden und sobald Sie sich an einem beliebigen Bürodrucker befinden, können Sie Ihr Dokument mit Ihrem Handy, Tablet oder einem anderen Gerät abrufen. Es ist auch möglich, dies mit NFC-Tags oder QR-Codes zu tun, die in den Druckern integriert sind.

Natürlich gehört zum Digitalisieren von Dokumenten auch das Scannen, das einer Organisation bereits bekannt ist. Neue Zwecke außerhalb Ihrer Standardfestplatte werden immer häufiger angefragt, insbesondere aufgrund der beschleunigten Migrationen von Unternehmen zu Office 365, Google Workspace und anderen Cloud-Anwendungen. Hier muss zunehmend darüber nachgedacht werden.

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Cloud printing

Mit Cloud-Printing schaffen Sie Bequemlichkeit für Ihre Mitarbeiter. Es ist nämlich möglich, von jedem Ort aus Dokumente mit jedem Gerät zu drucken. Die Treiber für den Drucker sind beim Cloud-Printing online gespeichert anstatt lokal. Wenn Ihr Mitarbeiter einen Druckauftrag sendet, wird dieser Auftrag zunächst in die Druck-Warteschlange aufgenommen. Diese universellen Treiber leiten den Auftrag an den Drucker weiter. Befindet sich der Mitarbeiter beim Drucker? Dann kann er oder sie den Druckauftrag dort freigeben.

Ein großer Vorteil für den Administrator ist, dass alle Treiberprobleme sofort der Vergangenheit angehören. Darüber hinaus können auf Benutzerebene bevorzugte Einstellungen programmiert werden. Dies sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise in der gesamten Organisation.

Cloud scanning

Neben dem Drucken von Dokumenten über die Cloud ist auch das Scannen von Dokumenten in die Cloud möglich. Sie können direkt von Ihrem Drucker aus in Anwendungen wie Onedrive, Sharepoint, Google Cloud und andere scannen. Dadurch gehört das lästige Verschieben von Dateien aus Ihrem Postfach zu diesen Anwendungen der Vergangenheit an. Das spart viel Frustration und Zeit.

Zusätzlich werden alle gescannten Dokumente textuell erkannt. Dadurch geht kein Dokument mehr verloren, und diese sind textuell durchsuchbar.

Security und Cloud?

Oft wird angenommen, dass der Druckauftrag bei Cloud-Druck über die Cloud abläuft. Dies ist jedoch nicht der Fall. Der Druckauftrag verbleibt auf dem Laptop, Computer oder einem anderen Gerät, bis die Cloud den Befehl gibt, ihn über das interne Netzwerk an den Drucker zu senden.

Das bedeutet, dass nur die Authentifizierung und Überprüfung tatsächlich in der Cloud stattfinden. Auf diese Weise bleibt die Daten sicher im internen Netzwerk. Darüber hinaus werden die Druckaufträge verschlüsselt an den Drucker gesendet. Dadurch werden die Dateien unlesbar, falls sie versehentlich von Dritten abgefangen werden.

Geringere Kosten durch Cloud-Druck

Durch Cloud-Druck können Sie Kosten sparen. Dies liegt daran, dass die Software und das Betriebssystem automatisch aktualisiert werden. Wir müssen jedoch die richtigen Einstellungen konfigurieren und Benutzer mit den Druckern verbinden. Diese Kosten stehen jedoch nicht im Verhältnis zu den Einsparungen durch Cloud-Druck. Denken Sie zum Beispiel an Trigger, die sicherstellen, dass Ihr Endbenutzer mehr in Schwarz als in Farbe druckt, oder dass standardmäßig gefragt wird, ob das Dokument auch beidseitig gedruckt werden kann? Das macht Cloud-Druck zu einer nachhaltigen Drucklösung.

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