Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung ist ein umfassendes Konzept. Etwas, dem wir jeden Tag nachgehen. Digitalisierung bedeutet, analoge Informationen in eine digitale Form umzuwandeln. Früher wurde viel geschrieben, anstatt auf einem Computer zu tippen. Aber auch das Drucken von Dokumenten kann jetzt vollständig digital erfolgen, da papierbasierte Prozesse, physische Dokumente und die Verarbeitung von Informationen digital durchgeführt werden können. Dank der Digitalisierung werden die Prozesse anders und intelligenter gestaltet. Endlose manuelle Schritte und viel Papier gehören somit der Vergangenheit an.
Digitalisierung erfordert immer die richtige Kombination aus Hardware und Software. Der erste Schritt, den eine Organisation unternimmt, besteht darin, alle ihre physischen Dokumente zu scannen und ihnen einen Platz in ihrem digitalen Archiv zuzuweisen. Hierfür ist die geeignete Hardware erforderlich, um Störungen zu minimieren. Jedoch ist auch die richtige Software entscheidend, um sicherzustellen, dass dieser Prozess effizient abläuft.
Oftmals scannt man in den eigenen E-Mails oder im Sammelordner auf der Festplatte. Von hier aus werden menschliche Handlungen erwartet, obwohl dies auch vollautomatisch erfolgen kann. Dies macht Ihren Scanworkflow weniger fehleranfällig und effizienter. Der größte Vorteil besteht darin, dass jeder in Ihrem Unternehmen, von klein bis groß, auf die gleiche Weise arbeitet. Durch die zunehmende Digitalisierung können viele Mitarbeiter remote arbeiten. Die meisten Menschen empfinden dies als positiv, und das lässt sich deutlich auf das Personalwesen übertragen.
Vorteile der Digitalisierung
Was bedeutet Digitalisierung genau für Ihr Unternehmen? Nun, durch die Digitalisierung erhalten Sie mehr Einblick und Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse. Außerdem spart es Kosten, da mehr mit weniger Menschen erreicht wird und weniger physischer Speicherplatz benötigt wird.
Darüber hinaus ist die Digitalisierung effizient. Die Dokumente sind überall und jederzeit verfügbar, und es ist weniger manuelle Arbeit erforderlich. Es ist auch enorm zeitsparend, da Sie beispielsweise weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen müssen und immer die richtigen Informationen zur Hand haben.
Die Digitalisierung macht Prozesse auch sicherer, da es weniger Fehlerchancen gibt und Informationen nur für autorisierte Personen zugänglich gemacht werden können. Darüber hinaus kommt die Digitalisierung der Qualität zugute. Es wird mehr Wert auf den Inhalt gelegt, da Sie sofort über die richtigen Informationen verfügen.
Schließlich ist die Digitalisierung nachhaltiger. Zum Beispiel wird weniger Papier verwendet.
Digitalisierung im Zusammenhang mit Daten
Was versteht man unter der Digitalisierung im Zusammenhang mit Daten? Die Digitalisierung von Daten bezeichnet die Übertragung analoger Daten in ihre digitale Form. Diese Form kann dann von elektronischen Geräten wie Computern genutzt werden. Informationen auf "veralteten" Informationsmedien wie Büchern, Foto- und Filmmaterial werden während des Digitalisierungsprozesses in Daten umgewandelt, die von Computern bearbeitet und zu für uns lesbaren Informationen verarbeitet werden können. Auf diese Weise können zahlreiche Archive digitalisiert werden.
Im Jahr 2020 wurde von Gartner, einem Forschungs- und Beratungsunternehmen, prognostiziert, dass 75% der Organisationen auf die eine oder andere Weise mit der Digitalisierung beschäftigt sind. Man war der Ansicht, dass das Datenmanagement im Mittelpunkt der Entwicklung zur Digitalisierung steht. Daten sind entscheidend für die Digitalisierung. In einem Unternehmen, das eine digitale Strategie verfolgt, ist aktuelle Information sowohl für eine Website als auch für intelligente Prozesse und Algorithmen von großer Bedeutung - Daten also.
Entscheidungen werden bei der Digitalisierung automatisiert. Daten spielen hierbei die Hauptrolle, da sie die Grundlage für Entscheidungsfindung bilden. Bei der Digitalisierung werden Entscheidungen durch Algorithmen getroffen. Um einen Algorithmus zu erstellen, benötigen Sie einzigartige Software, die mit Ihren eigenen Unternehmensinformationen übereinstimmen muss. Für die Entwicklung sind auch Ressourcen, Fähigkeiten und vorhandene Unternehmensdaten erforderlich. Ein Übergang zur Digitalisierung kann natürlich nicht von heute auf morgen erfolgen. Daher sollten im Unternehmen auch Zwischenstufen eingeführt werden.
Es muss natürlich vermieden werden, dass menschliche Handlungen der Mitarbeiter die Qualität der Daten und die digitalen Abläufe stören. Auf diese Weise wird Datenverantwortung zu einer Verpflichtung.
Digitalisierung von Prozessen
Die Digitalisierung von Prozessen und Verfahren bedeutet, dass nicht mehr mit Papier, sondern mit digitalen Datenbanken gearbeitet wird. Es geht dabei hauptsächlich um den Austausch von Informationen zwischen den beteiligten Parteien. Um Prozesse zu digitalisieren, ist es sehr wichtig, sorgfältig zu prüfen, wie diese neuen Prozesse aufgebaut sind. Hierbei spielen Prozessoptimierung, Regulierung, Datenschutz, Risikomanagement und Technik eine Rolle.
Die Digitalisierung von Prozessen bedeutet auch eine konsequente Verbesserung der Kommunikation zwischen den Arbeitsteams. Sie werden digitale Tools nutzen können, die vor Ort Informationen sammeln, Berichte senden und Arbeitsaufträge erstellen können. Dadurch kann geschäftliche Mobilität effizient und erfolgreich im Unternehmen eingeführt werden. Die Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen bedeutet, dass der physische Arbeitsplatz auf einem mobilen Gerät nachgebildet werden kann. Wie bereits erwähnt, können die Mitarbeiter dadurch dieselben Aufgaben an jedem Ort auf eine viel schnellere und effizientere Weise ausführen.
Schnellere und produktivere Prozesse
In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Aufgaben im täglichen Geschäftsleben, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und nicht produktiv sind. Administrative Aufgaben haben zum Beispiel keinen Mehrwert für das Unternehmen und nehmen einen großen Teil der investierten Zeit in Anspruch. Aufgaben wie diese erfordern eine Digitalisierung, um produktiver zu sein und diese Zeit in andere Aktivitäten investieren zu können.
Es ist auch möglich, mit Digitalisierung Handlungen wie das Unterzeichnen von Dokumenten, das Versenden von Berichten und das Empfangen und Ausstellen von Bestellungen zu erledigen. Dies sorgt dafür, dass Wartezeiten erheblich verkürzt werden, der Workflow optimiert wird und die Produktivität sofort steigt.
Die Zeit, die früher für das Verfolgen von Projekten, Serviceberichten, Lagerbeständen und das Überprüfen von Zeitplänen aufgewendet wurde, nimmt nun erheblich ab. Auch die Kommunikation zwischen Teams wird durch den Einsatz digitaler Technologien optimiert.
Durch die Digitalisierung wird der Arbeits- und Informationsfluss verbessert, da der Datentransfer in Echtzeit erfolgt. Dies führt zu einer höheren Produktivität und geringeren Kosten für das Unternehmen. Sie müssen sich also nicht mehr auf die traditionellen Kommunikationskanäle verlassen, um Informationen an Ihre Kunden oder Partner weiterzugeben.
Durch die Digitalisierung von Prozessen können Sie nicht nur wichtige Informationen von Ihrem Smartphone aus abrufen, sondern auch mit Kunden kommunizieren oder Vorfälle remote lösen. Prozesse wie das Sammeln von Informationen vor Ort, Inspektionen, Audits und Qualitätskontrollen können durch die Digitalisierung automatisiert werden.
Auch das Erstellen und Versenden von Berichten kann durch die Digitalisierung automatisiert werden. Dies führt dazu, dass deutlich weniger Zeit dafür aufgewendet wird als früher, als dies noch manuell erledigt werden musste.
Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten
Durch die Digitalisierung von Dokumenten werden Unterlagen wie Verträge, Rechnungen oder ganze Akten in einem automatisierten Prozess erfasst und gespeichert. Sowohl die Prüfung, Erstellung, Genehmigung als auch die Speicherung erfolgen reibungslos und effizient. Darüber hinaus müssen Sie nicht endlos nach einem Dokument suchen, da alle Unterlagen dank der Digitalisierung an einem zentralen Ort gespeichert sind und sofort verfügbar sind.
Durch die papierlose Arbeit wird auch Platz geschaffen und Geld gespart, da keine Investitionen mehr in Bürolager notwendig sind. Selbstverständlich ergeben sich auch Einsparungen in anderen Bereichen, wie den Kosten für Papier, Briefmarken und Toner.