Wie ein Dokumentenmanagement-System zum papierlosen Arbeiten beitragen kann
In traditionellen Büroumgebungen wird viel Papier verwendet. Es wird häufig gedruckt, kopiert und archiviert. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Papierdokumente, die versendet und empfangen werden. Wenn Papier in Ihrer Organisation eine wichtige Rolle spielt, mag es schwierig sein, sich papierloses Arbeiten vorzustellen. Dennoch ist dies durchaus möglich.
Natürlich passiert dies nicht von heute auf morgen. Sie müssen sich gut darauf vorbereiten. Möglicherweise müssen Sie sich entscheiden, jede Abteilung fusionieren zu lassen, um papierlos zu arbeiten. In diesem Blog erklären wir gerne, wie ein Dokumentenmanagement-System zum papierlosen Arbeiten beitragen kann. Dies tun wir anhand der folgenden Absätze:
- Was ist papierloses Arbeiten?
- Erfolgreich ein papierloses Büro schaffen
- Der Mehrwert eines Dokumentenmanagement-Systems
Was ist papierloses Arbeiten?
Der Begriff des papierlosen Arbeitens dürfte für jeden klar sein. Das bedeutet, dass in Ihrer Organisation kein oder kaum noch Papier verwendet wird. Ein 100% papierloses Büro wird nicht immer möglich sein. Aber indem Sie bestimmte Papierströme reduzieren, machen Sie bereits große Schritte in Richtung einer vollständig papierlosen Organisation. Papierlos wird durch die aktuellen modernen digitalen Anwendungen ermöglicht. Die Alternative zum papierlosen Arbeiten besteht darin, Dokumente digital zu speichern, zu verarbeiten und zu versenden.
Mit der digitalen Verarbeitung von Dokumenten kannst du sehr weit gehen. Dies wird auch als Dokumentenmanagementsystem bezeichnet. Damit kannst du auf jeder Ebene deine Dokumente digital erstellen, verarbeiten und teilen. Wenn alle deine Dokumente digital sind, ist Papier nicht mehr notwendig. In einigen Fällen kann es gelegentlich noch erforderlich sein zu drucken oder zu kopieren, aber das wiegt nicht gegen die vielen Vorteile eines papierlosen Büros auf.
Es gibt viele Vorteile eines papierlosen Daseins in deiner Organisation. Denke an den Platz, den du benötigst, um ein Papierarchiv zu führen. Du bist gesetzlich verpflichtet, deine Buchführung sieben Jahre lang aufzubewahren. Dies bedeutet viele Kilogramm Papier und viele Meter an Ordnern. Dein Papierarchiv wird deutlich kleiner, wenn du dich ganz oder teilweise für ein papierloses System entscheidest.
Zusätzlich passt sich eine papierlose Organisation perfekt in die heutige Zeit ein, in der Nachhaltigkeit im Mittelpunkt steht. Wenn Unternehmen beschließen, kein Papier mehr zu verwenden, wird viel weniger Regenwald abgeholzt werden müssen.
Erfolgreich ein papierloses Büro schaffen
Digitale Möglichkeiten sind unverzichtbar und sogar eine Voraussetzung für die Schaffung einer papierlosen Büroumgebung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich für eine teilweise oder vollständig papierlose Büroumgebung zu entscheiden.
Homeoffice
Eine erfolgreiche Methode, ohne Papier zu arbeiten, besteht darin, die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Homeoffice ist in den letzten Jahren enorm populär geworden, und es gibt bereits viele große Unternehmen, bei denen Homeoffice die Norm ist. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer profitieren vom Homeoffice. Der Arbeitnehmer kann Privatleben und Arbeit viel besser kombinieren, und der Arbeitgeber kann viel Geld für Arbeitsplätze und Büroflächen sparen.
Beim Arbeiten von zu Hause aus bist du und deine Mitarbeiter gezwungen, ohne Papier zu arbeiten. Möchtest du einem Kollegen ein Dokument überreichen? Dies kann einfach digital über die Cloud oder per E-Mail erfolgen. Online-Meetings? Auch die Tagesordnungspunkte können digital übermittelt werden. Wenn jeder Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, ist Papier nicht mehr notwendig.
Ein hybrides Büro
Hybrides Arbeiten wird auch als das "neue Arbeiten" betrachtet und ist eine Fortsetzung des Homeoffice-Konzepts. Dafür muss ein hybrides Büro eingerichtet werden. Der Vorteil dabei ist, dass dies auch zu einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs führt. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass die Mitarbeiter selbst wählen können, wo sie arbeiten möchten. Dies kann von zu Hause aus, im Büro oder unterwegs sein.
Wenn ein Mitarbeiter im Büro arbeiten möchte, reserviert er/sie einen Arbeitsplatz im Büro. Die Arbeitsplätze in einem hybriden Büro sind flexibel gestaltet. Aber das Wichtigste ist, dass der eigentliche Arbeitsplatz "in der Cloud" liegt. Dies ist die virtuelle Arbeitsumgebung, wodurch Sie nicht mehr an einen physischen Arbeitsplatz gebunden sind. Natürlich ist auch das Dokumentenmanagement vollständig virtuell.
Druckverhalten messen und steuern
Durch das Messen des Druckverhaltens Ihrer Mitarbeiter können Sie steuern und so auf eine erhebliche Reduzierung des Papierverbrauchs im Büro hinarbeiten. Es gibt spezielle Tools, mit denen Sie das Druckverhalten messen können. Dies dient nicht einmal so sehr dazu, die Mitarbeiter individuell zu überwachen, sondern beispielsweise durch die Eingabe einer Abteilung für den Druck können Sie herausfinden, welche Bedürfnisse pro Abteilung bestehen.
Für viele Unternehmen ist eine 100% papierlose Umgebung eine Utopie, aber eine Reduzierung des Papierverbrauchs ist möglich. Aufgrund des Druckverhaltens können Sie beispielsweise für jede Abteilung prüfen, welche Art von Druckern benötigt wird, und sich für die sparsamste Art entscheiden.
Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beinhaltet die Schaffung einer zentralen Datenbank, in der alle Dokumente der gesamten Organisation gespeichert werden. Es ist die perfekte Lösung, um einen digitalen Papierfluss zu optimieren. Mit einem DMS benötigen Sie keine Papiere mehr, da Sie damit alles tun können, was Sie auch mit physischen Dokumenten tun.
Darüber hinaus bietet ein DMS eine Lösung für sowohl physische als auch digitale Probleme im Zusammenhang mit Papier: die Auffindbarkeit. Da alle Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert sind, verfügen Sie über ein zentrales Speichersystem. Natürlich ist ein DMS viel umfassender.
Nicht alle Dokumente sind für jeden bestimmt. Daher können Dokumente nach Abteilung oder Person klassifiziert werden. Selbst bei sensiblen Dokumenten können Unbefugte keinen Zugriff darauf erhalten, da die Dokumente klassifiziert sind. Ein DMS ist daher die sicherste Umgebung für die digitale Speicherung all Ihrer Dokumente.
Mit einem DMS ist es auch möglich, ein Dokument regelmäßig anzupassen, gegebenenfalls durch verschiedene Benutzer. Das alte Dokument kann mit dem überarbeiteten Dokument verglichen werden, um die Änderungen und den Verfasser zu sehen. Sie können auch ältere Versionen des Dokuments separat aufbewahren, um eine klare Unterscheidung zu gewährleisten. Indexierung und Suche sind weitere leistungsstarke Funktionen eines DMS. Sie können einem Dokument eine Beschreibung hinzufügen und sehr einfach nach bestimmten Stichworten suchen.
Der Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie relativ einfach ein papierloses Büro schaffen. Natürlich kann dies eine gewisse Eingewöhnungszeit für die Mitarbeiter erfordern, aber ein DMS ist sehr benutzerfreundlich und für jedes Teammitglied zugänglich. Da Sie Mitarbeitern leicht Rechte zuweisen können, bleiben Dokumente nur für diejenigen zugänglich, für die sie bestimmt sind. Auch das Festlegen von Lese- oder Bearbeitungsrechten ist recht einfach zuzuweisen.
Bestimmte Prozesse, die normalerweise mit physischen Papierdokumenten durchgeführt werden, können auch mit einem Dokumentenmanagementsystem durchgeführt werden. Denken Sie an ein Konzeptdokument, das an die Beteiligten gesendet wird, bevor es den Status "endgültig" erhält. Auch eine Rechnung, die normalerweise mit einer Unterschrift zur Genehmigung und Zahlung versehen werden muss, kann digital geroutet und mit einer digitalen Unterschrift versehen werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem steigert die Produktivität. Jeder Mitarbeiter hat direkten Zugriff auf die Dokumente, zu denen er berechtigt ist. Dokumente müssen nicht mehr hin und her gemailt werden. Das stundenlange Durchsuchen von Ordnern in einem Archiv auf der Suche nach bestimmten Dokumenten ist nicht mehr notwendig. Sie benötigen kein Archiv mehr, und die Suche in einem DMS funktioniert einwandfrei. Außerdem haben Sie rund um die Uhr und an sieben Tagen in der Woche Zugriff auf alle Ihre Dokumente, unabhängig von Ihrem Standort.
DiGiTEXX ist für Sie da
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfordert Fachkenntnisse und Erfahrung. Wenn es um umweltfreundliches Drucken und die Reduzierung von Papier in Organisationen geht, ist DiGiTEXX der Spezialist dafür. Möchten Sie von unserem Know-how profitieren, um ein DMS in Ihrer Organisation zu implementieren? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.