10 Vorteile eines Dokumenten management systems
Obwohl der Papierverbrauch in Unternehmen in den letzten Jahren drastisch gesunken ist, kannst du auch in deiner Organisation darauf hinarbeiten, einen papierlosen Arbeitsplatz zu schaffen. Ein vollständig papierloses Büro ist oft nicht immer möglich, aber der Papierverbrauch kann erheblich reduziert werden. All dies kann nur durch die Nutzung digitaler Möglichkeiten ermöglicht werden.
Digitale Dokumente, Rechnungen und Bestellungen sind heutzutage zunehmend die Norm und auch rechtlich offiziell rechtsgültig. Der erfolgreichste Weg, um eine Reduzierung von Papier oder eine vollständig papierlose Organisation zu erreichen, besteht darin, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?
Lesen Sie in diesem Blog mehr über:
- Wat ist ein DMS?
- Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Wat ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagement-System kann als eine digitale zentrale Speicherlösung für alle Ihre Dokumente betrachtet werden. Das bedeutet nicht, dass Sie darin nur die von Ihnen erstellten und empfangenen digitalen Dokumente speichern. Sie werden wahrscheinlich auch weiterhin mit Papierdokumenten zu tun haben, wie beispielsweise Rechnungen, die Sie per Post erhalten, oder Verträge in Papierform. Um ein effektives und umfassendes DMS in Ihrer Organisation zu implementieren, müssen diese Papiere gescannt und im DMS gespeichert werden.
Nicht nur Dokumente werden in der zentralen Datenbank eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gespeichert. Auch alle Informationen über die Dokumente gelangen in ein DMS. Jedes Dokument wird mit dem Autor, Inhalt, Status, Version oder jeder (Such)beschreibung, die dem Dokument zugeordnet werden soll, gespeichert. Darüber hinaus gibt es weitreichende Möglichkeiten zur Festlegung von Zugriffsrechten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Unbefugte niemals auf Ihre Dokumente zugreifen können. Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind ein papierloses Büro und nie wieder Dokumente, die verloren gehen oder im gesamten Unternehmen herumirren. In der Datenbank sind alle ein- und ausgehenden Dokumente der Organisation zusammengefasst.
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Wie immer bei der Implementierung neuer Software oder Systeme in einer Organisation wird es immer Menschen geben, die dem negativ gegenüberstehen. Personen, die seit Jahren ihre Arbeit auf die gleiche Weise erledigen, haben manchmal Schwierigkeiten mit Veränderungen. Aber auch sie werden im Laufe der Zeit von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) überzeugt sein. Tatsächlich überwiegen die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems die Nachteile.
1. Dokumente sind jederzeit nachverfolgbar.
Sie haben sicherlich schon erlebt, dass bestimmte Rechnungen oder Dokumente verloren gegangen sind. Zum Beispiel durchläuft eine Rechnung verschiedene Phasen und passiert dabei verschiedene Abteilungen, wie die Finanzbuchhaltung und die Abteilung, die die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten muss. Wenn kein ordnungsgemäßes Registrierungsverfahren vorhanden ist, geht die Rechnung verloren. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgt der gesamte Prozess von der Buchung bis zur Zahlung einer Rechnung vollständig digital. Sie wissen jederzeit und an jedem Ort, wo sich das Dokument in der Organisation befindet.
2. Erhöhen Sie die Auffindbarkeit von Dokumenten.
Het Auffinden von Dokumenten ist in vielen Organisationen eine enorme Herausforderung. Insbesondere wenn es um alte Dokumente geht, die mittlerweile im physischen Archiv aufbewahrt sind. Das Suchen nach Dokumenten in einem staubigen und dunklen Archiv gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist dies jedoch überhaupt nicht mehr notwendig. Alle Dokumente, auch von vor Jahren, sind digital in der Datenbank gespeichert und einfach wiederzufinden. Ein DMS ist für seine hochwertigen Suchmöglichkeiten bekannt. Sie können nach bestimmten Stichworten, nach dem Autor, nach der Version oder dem Veröffentlichungsdatum suchen. Das endlose Suchen im Archiv oder in der Organisation selbst gehört mit einem DMS der Vergangenheit an.
3. Schneller Zugriff auf Ihre Informationen und somit schnellere Entscheidungsfindung.
Für das Treffen von gelegentlich entscheidenden Entscheidungen geht nicht nur eine lange Zeit des Nachdenkens und Beratens voraus. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sind die richtigen internen und externen Dokumente erforderlich. Es kann manchmal eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen sein, bei der Sie Dokumente aus all diesen Abteilungen zusammentragen müssen. Eine Abteilung reagiert schneller als die andere, und das alles kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie für die Dokumentensammlung für die Entscheidungsträger verantwortlich sind, geht dies mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sehr schnell. Sie können die Dokumente digital abrufen oder sehen, wo und bei wem das Dokument vorliegt.
4. Kein großes physisches Archiv mehr erforderlich.
Wann alle deine Dokumente digital an einem zentralen Ort gespeichert werden, benötigst du kein Papier mehr. Wie dir vielleicht bekannt ist, musst du deine Dokumente mindestens 7 Jahre lang aufbewahren. Du kannst dir vorstellen, wie viele Kilogramm Papier du in deinem Archiv speichern müsstest. Für große bis sehr große Organisationen hat ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) den großen Vorteil, dass sie enorm viel Platz in einem physischen Archiv sparen. Du kannst Platz in deinem eigenen Firmengebäude freimachen oder die Miete eines externen physischen Archivs kündigen.
5. Bessere Sicherheit möglich
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine erheblich verbesserte Sicherheit deiner Unternehmensdaten möglich. Bist du dir bewusst, welchen Risiken du ausgesetzt bist, wenn lose Dokumente in der gesamten Organisation herumliegen oder offen auf einem Schreibtisch liegen? Hinzu kommt die potenzielle Gefahr von Brand- und Wasserschäden, durch die physische Dokumente dauerhaft verloren gehen können. Ein zentraler Server mit all deinen Dokumenten ist geschützt und nicht einfach für jeden zugänglich, und er wird regelmäßig gesichert. In einem DMS kannst du einfach Berechtigungen für jeden zuweisen, damit Mitarbeiterakten, Vorstandsunterlagen und andere sensible Unternehmensdokumente immer gut geschützt sind. Die Einhaltung der Datenschutzgesetze sowie der gesetzlichen Regelungen zu Aufbewahrungsfristen ist mit einem DMS vergleichsweise einfach.
6. Einfache Verknüpfung mit anderen Systemen
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist mit anderen Systemen kompatibel. Das bedeutet, dass Sie unabhängig von einem DMS bestimmte Software implementieren und problemlos mit dem DMS verknüpfen können. Denken Sie zum Beispiel an HRM-Software, mit der Sie problemlos eine Verbindung zu den Personalakten in einem DMS herstellen können. Mit ERP-Software kann die Finanzabteilung alle Rechnungen aus dem DMS abrufen und den durchlaufenen Weg in der Organisation verfolgen. Große Organisationen, die mit verschiedenen Systemen arbeiten, behalten mit einem DMS den vollen Überblick über ihren Dokumentenfluss.
7. Een DMS bevordert een gemakkelijke samenwerking
Wenn Sie mit Kollegen oder Abteilungen zusammenarbeiten, kann es vorkommen, dass Dokumente von verschiedenen Parteien bearbeitet werden. Dies kann zu Verwirrung führen. In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können mehrere Parteien an einem Dokument arbeiten. Alle Änderungen werden ordentlich protokolliert, und Sie können nachverfolgen, wann Änderungen vorgenommen wurden und von wem sie gemacht wurden.
8. Vertragsmanagement wird erheblich einfacher.
Als Unternehmen haben Sie mit zahlreichen Verträgen zu tun, wie zum Beispiel Telefonieverträge, Leasingverträge und Serviceverträge. Das versäumte rechtzeitige Kündigen bestimmter Verträge, von denen Sie sich trennen möchten, kann erhebliche Kosten verursachen. In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie leicht festlegen, wann ein Vertrag ausläuft, und rechtzeitig eine Erinnerung erhalten, dass es an der Zeit ist, den Vertrag zu überprüfen oder zu kündigen.
9. Nachhaltiges Wirtschaften
Met einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sind Sie voll im Trend des nachhaltigen Wirtschaftens und umweltfreundlichen Druckens. Ein DMS ermöglicht eine nahezu papierlose Arbeitsumgebung, was nicht nur zu Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führt. Sie tragen auch zur Schonung der Umwelt bei und steigern so als Organisation das Vertrauen, das Kunden in nachhaltige Unternehmen setzen. Erfahren Sie mehr über eine fast vollständig papierlose Arbeitsumgebung.
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